Sinteza legislativa 2 – 23 septembrie 2019 | Programe Contabilitate, Gestiune, Salarizare, Amanet Aplisoft SRL

I.Sinteza legislativa

→ Regulamentul Băncii Naționale a României nr. 2/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului a fost publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 736 din 9 septembrie 2019.

Regulamentul prevede norme detaliate de conformare în privința obligațiilor de prevenire a spălării banilor și a finanțării terorismului pentru entități precum bănci sau IFN-uri.
Intrare în vigoare: 9 septembrie 2019.

→ Ordinul Ministerului Justiției nr. 3431/2019 pentru aprobarea formularelor de avize de înscriere privind înregistrările efectuate în Registrul Național de Publicitate Mobiliară și a instrucțiunilor de completare a acestor formulare a fost publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 730 din 5 septembrie 2019.

Ordinul oficializează formulare de înscriere a actelor precum ipoteci mobiliare sau fiducii în Registrul Național de Publicitate Mobiliară.
Mai multe detalii, AICI.
Intrare în vigoare: 5 octombrie 2019.

II.Alte informatii utile

→ Oficiul Național al Registrului Comerțului a publicat, pe site-ul propriu, formularul pe care firmele trebuie să îl utilizeze pentru a indica cine este beneficiarul real al activităților economice ale companiei. Această obligație a apărut în noua lege pentru prevenirea spălării de bani și a finanțării terorismului, iar nerespectarea ei poate atrage amenzi de până la 10.000 de lei.

De luna asta, oricine poate afla gratuit informații juridice despre orice firmă din UE printr-un portal european. ONRC a anunțat joi că registrul român a fost conectat cu BRIS (Business Registers Interconnection System) și că, începând din această lună, e posibilă căutarea pe portalul e-justice.europa.eu a firmelor înregistrate la ONRC, precum și a tuturor companiilor înregistrate celelalte state ale Uniunii Europene. BRIS este un instrument care adună laolaltă informații din statele Uniunii, Islanda, Liechtenstein și Norvegia și permite căutarea companiilor din toate aceste state. Căutarea se poate face știind fie numele companiei, fie numărul de înregistrare și bifând, eventual, țara sau țările unde activează. Se pot afla astfel informații despre

denumirea şi forma juridică a unei companii;
sediul social/profesional şi statul membru în care este înmatriculată;
numărul de ordine din registrul comerţului, identificatorul unic la nivel European (EUID) şi codul unic de înregistrare fiscal;
starea firmei.

+ Noi l-am testat și, în urma unei căutări, am găsit inclusiv o listă lungă cu documentele depuse de compania căutată și data depunerii acestora (declarații, acte constitutive, fișe privind fluxul operațiunilor, note de calcul ș.a.), dar pentru care nu există și opțiunea de vizualizare ori descărcare.

→ Statul nu va mai putea amâna cu anii plata unor datorii către contribuabili. O nouă procedură ar impune achitarea lor în șase luni. Cei care au bani de recuperat de la stat, în baza unui titlu executoriu, nu vor mai putea fi amânați la plată pe termen nedeterminat, așa cum se întâmplă în prezent. Un proiect de lege aflat aproape de votul decisiv al Parlamentului clarifică procedura de recuperare a datoriilor de la instituțiile și autoritățile publice, stabilind termene clare în care plățile trebuie făcute și impunând dobânzi la sumele respective. Concret, noua reglementare va stabili un termen fix de șase luni pentru achitarea datoriilor pe care statul le are la creditori, care va putea fi prelungit doar în cazuri extraordinare și numai pentru un termen maxim clar stabilit. Cele șase luni vor fi calculate din momentul comunicării somației de plată, iar de la aceeași dată se vor calcula și dobânzi la sumele datorate.
+ Important: Procedura se va aplica în acele situații în care, la capătul unui proces dintre un contribuabil și o instituție publică, o instanță obligă instituția să-i plătească firmei sau persoanei fizice care a câștigat acțiunea în justiție diferite creanțe, despăgubiri sau cheltuieli de judecată. Noile reguli ar trebui să rezolve acele situații, des întâlnite în practică, în care instituțiile amână ani în șir plata acestor sume, deși ele sunt stabilite de instanță în favoarea contribuabilului.

→ Schimbare majoră: Dividendele vor putea fi distribuite și din rezervele unei companii, mai puțin din rezerva legală. Autoritățile vor să permită pe viitor companiilor să distribuie dividende inclusiv din rezerve, singura excepție urmând să fie rezerva legală. Practic, asta înseamnă că dividendele vor putea fi distribuite din sume pe care acum firmele le folosesc în alte scopuri.
+ Referitor la rezerva legală, Legea societăților dispune că, din profit, se preia anual cel puțin 5% pentru formarea fondului de rezervă, până ce acesta atinge minimum 20% din capitalul social. Dacă fondul de rezervă scade sub acel procent de 20%, acesta trebuie completat din profit.
+ Alături de această măsură legată de dividende, mai există în discuție și o alta care stabilește că, atunci când transmit autorităților situațiile financiare anuale, firmele vor trebui să depună și hotărârea adunării generale ordinare a acționarilor sau a asociaților (AGA) prin care au fost aprobate bilanțurile. Potrivit unui specialist, introducerea acestei obligații se face pentru ca „acționarii să nu poată spune niciodată că nu au știut la data depunerii bilanțului despre situația financiară a societății.”

→ Noi modificări la Codul muncii, avizate de Senat. Noutățile vizează încheierea și modificarea contractelor individuale și concilierea conflictelor individuale. Astfel, salariații vor putea fi însoțiți, când se stabilesc chestiuni contractuale, de avocați sau experți în legislația muncii, iar problemele individuale vor putea fi rezolvate prin conciliere, înainte să se ajungă în instanță.
+ Măsurile sunt incluse într-un proiect de lege care va fi votat curând de Senat (va ajunge săptămâna viitoare pe agenda plenului Senatului, pentru votul final). Dacă senatorii nu vor da un vot săptămâna viitoare, proiectul va fi oricum adoptat tacit (pentru că se împlinește termenul maxim legal în care trebuia dezbătut și votat de senatori). Ulterior, proiectul ajunge la Camera Deputaților, care trebuie să ia decizia finală apropo de aplicarea sau neaplicarea măsurilor și forma în care ele vor fi implementate.
+ Această nouă modificare a Codului muncii vine după ce abia ieri deputații au finalizat un alt proiect de modificare a acestui act normativ, care va ajunge să se aplice în viitorul apropiat, fiind nevoie doar de semnătura Președintelui și publicarea în Monitorul Oficial (aici vorbim despre propunerea care înăsprește amenzile pentru angajatorii care nu respectă normele legate de orele suplimentare ale salariaților).

→ Firmele vor avea o lună în plus la dispoziție să ceară la Fisc intrarea într-o procedură de restructurare financiară. Guvernul a adoptat azi o serie de modificări la „Ordonanța Amnistiei” (OG nr. 6/2019), cea mai importantă dintre ele fiind prelungirea termenului-limită pentru depunerea notificării de intrare în procedura de restructurare financiară care vizează datornicii cu debite restante mai mari de un milion de lei. Practic, noul termen pentru depunerea notificării la Fisc ar urma să fie 31 octombrie.
+ Anunțul a venit de la Ministerul de Finanțe într-un comunicat de presă, dar în informarea transmisă în urma ședinței de Guvern de azi cu proiectele de acte normative adoptate, nu este menționat nicăieri un proiect (de ordonanță) cu acest obiect. Nici pe site-ul Guvernului nu apare, la ora 14:00, în lista acestor proiecte, documentul la care face referire MFP în comunicatul transmis.
+ Firmele cu datorii de peste un milion de lei au putut începe depunerea notificărilor prin care să anunțe că vor să intre în mecanismul de restructurare financiară propus de MFP de acum aproximativ 3 săptămâni (când a fost publicat în Monitorul Oficial modelul acestui document).
+ Ce presupune, în mare, mecanismul de restructurare a datoriilor pentru marii restanțieri ai statului. Nu uitați că specialiștii sunt sceptici cu privire la interesul companiilor de a accesa această schemă de restructurare financiară. Tot ei avertizează și că ne vom confrunta cu un val de cereri de insolvență începând din februarie.
+ Printre altele, companiile care vor să beneficieze de acest mecanism trebuie să prezinte Fiscului o analiză denumită testul creditorului privat prudent, pentru a demonstra că planul de restructurare propus ar aduce statului mai mulți bani decât dacă ar fi executați silit sau ar intra în faliment.
+ Ar mai trebui menționat și că Ordonanța 6 se află acum în Parlament, făcând obiectul unei legi de aprobare, unde ministrul Teodorovici, senator, a depus un raport cu amendamente care vor completa prevederile acestei ordonanțe.

→ Actele de muncă se pot semna și arhiva electronic direct de pe telefon, chiar și de la distanță. Angajatorii care vor o simplificare a activității zilnice și o reducere a costurilor pot folosi semnătura electronică și arhivarea direct prin intermediul telefoanelor inteligente și tabletelor, inclusiv de la distanță. Astfel, contractele de muncă, actele adiționale, cererile de concediu și nu numai pot fi semnate și apoi accesate în arhivă direct în format electronic, fără să mai fie nevoie de documente tipărite și de prezența fizică a angajaților și angajatorilor în același loc.
+ Informații suplimentare: Semnătura electronică pe care angajatorii deja o folosesc în relația cu Fiscul, pentru a depune declarații, poate fi utilă inclusiv în relațiile de muncă cu propriii angajați.

→ Urmează simplificări pentru firme și persoanele fizice în relația cu registrul comerțului. Interacțiunea cu registrul comerțului va fi mult simplificată, anunță azi ONRC, odată cu prezentarea unui proiect în derulare, al cărui scop este să digitalizeze cât mai mult, în următoarea perioadă, procesele de înregistrare, solicitare de documente și plățile ce trebuie făcute la ONRC. Din planurile prezentate de Oficiu, înțelegem că toți cei interesați, firme sau simplii cetățeni, vor avea la dispoziție procese online complete la registrul comerțului, inclusiv plata electronică pentru:

începerea unei afaceri;
înființarea unei firme;
verificarea disponibilității și rezervarea denumirii firmei/emblemei;
înregistrarea PFA-urilor și întreprinderilor individuale/familiale;
modificări ale acestor entități;
dizolvări, radieri, lichidări;
deschiderea și închiderea procedurii falimentului;
publicarea în Buletinul Procedurilor de Insolvență și furnizarea acestuia.

+ Înființarea online a firmelor sau PFA-urilor este posibilă și acum (dar plata taxelor nu se poate face online). De câțiva ani, persoanele care vor să îşi înfiinţeze o entitate pe teritoriul României, fie ea cu sau fără personalitate juridică, au la dispoziţie un portal online, creat de ONRC, prin intermediul căruia pot depune, direct din faţa calculatorului, cererea de înregistrare a noii entităţi, alături de documentele justificative solicitate de instituţie. Avocatnet.ro a explicat cum se înființează online o firmă sau cum se înmatriculează o PFA.

→ Regimul incubatoarelor și acceleratoarelor de afaceri va fi extins și îmbunătățit. Printr-un proiect adoptat ieri, Guvernul a inițiat înlocuirea Legii incubatoarelor și acceleratoarelor de afaceri, deoarece autoritățile spun că actualele reguli sunt insuficiente pentru a asigura dezvoltarea firmelor nou-înființate. Noile reguli ar urma să răspundă la mai multe nevoi ale antreprenorilor, având în vedere importanța sprijinului acordat după înființarea unei afaceri noi pe partea de dezvoltare și pe cea de scalare.

→ Directiva europeană privind serviciile de plăți e aproape de implementare în România. Legea de aplicare, propusă pentru adoptare la deputați. Proiectul de lege privind serviciile de plată și pentru modificarea unor acte normative a fost adoptat tacit de Senat în vară, însă, pentru a se aplica, acesta va trebui să treacă și de Camera Deputaților. Proiectul a primit raport favorabil de adoptare la deputați și ar putea primi curând votul acestora, urmând să ajungă apoi la președintele statului pentru promulgare. Vă reamintesc că scopul acestei legi va fi de a transpune Directiva Europeană 2015/2366, al cărei termen de implementare a fost depășit deja de România (Comisia Europeană i-a și cerut țării noastre, în martie, să grăbească procesul de implementare).
+ Printre altele, proiectul legislativ din Parlament:

obligă entitățile care oferă servicii de plată să implementeze măsuri suplimentare de autentificare a clienților care le utilizează serviciile;
dă dreptul și instituțiilor non-bancare să aibă acces la date despre conturile bancare ale persoanelor;
impune noi obligații de protecție a datelor sensibile privind tranzacțiile financiare;
oobligă procesatorii de plățisă se asigure că și partenerii lor comerciali (comercianții online, spre ex.) iau măsuri de protecție în prinvița acestor date sensibile cu care intră în contact.

+ Reminder: Directiva europeană privind serviciile de plăți va intra în vigoare în 14 septembrie, însă în privința măsurilor cele mai importante (cele care obligă procesatorii de plăți să aibă elemente suplimentare de securitate când plățile se fac folosind date despre conturi bancare) va exista o perioadă de grație – nedefinită, deocamdată. În esență, aceasta înseamnă că autoritățile nu vor sancționa entitățile care, încă, nu se conformează măsurilor suplimentare de securitate, astfel încât comerțul online să nu fie afectat brusc de aceste noi reglementări.

III.Mic ghid de conduită în cazul unui control fiscal
– Aspecte esențiale pentru a gestiona cu succes întâlnirea cu inspectorii ANAF –

În viața unei companii sau a unei persoane fizice vine un moment în care Fiscul “bate la ușă” și vrând-nevrând, trebuie să i se deschidă. Vizita organului fiscal poate surveni:

fie ca urmare a unei solicitări a companiei (de exemplu, în cazul unei solicitări de rambursare de TVA),
fie ca urmare a unui control încrucișat (caz în care controlul este inopinat),
fie pentru efectuarea unei inspecții fiscale generale (anunțată de autoritatea fiscală prin transmiterea către companie sau către persoană fizică a unui aviz de inspecție fiscală).

Așa cum este prevăzut în Codul de procedură fiscală, transmiterea avizului de inspecție se face înainte de începerea controlului cu 30 sau 15 zile (în funcție de mărimea companiei, mare contribuabil sau nu), iar în celelalte cazuri, controlul începe din ziua în care inspectorii fiscali s-au prezentat pentru demararea inspecției fiscale și consemnează acest lucru în Registrul unic de control (data începerii inspecției fiscale este data menționată în Registrul unic de control).

Este bine de reținut că, după primirea avizului de inspecție, în cazul în care considerați că aveți motive întemeiate pentru amânarea acesteia (ex. contabilul este în concediu medical sau de odihnă, administratorul nu este în România etc.) puteți solicita o singură dată acest lucru autorității fiscale care a emis avizul de inspecție.

Sunt multe lucruri importante de știut despre controlul fiscal, mai jos fiind prezentat pe scurt, ce și cum ar trebui făcut pentru ca rezultatul controlului să fie unul favorabil pentru compania/persoana fizică verificată.

Având în vedere că procesul de control presupune interacțiunea a două grupuri situate pe poziții diferite, cel al autorității fiscale și cel al contribuabilului, este foarte important modul cum este gestionată relația dintre cele două pe perioada controlului.

Desemnați o singură persoană pentru a gestiona relația cu echipa de control

Din practica noastră, recomandabil este ca, de la început, să se stabilească persoanele care vor ține legătura cu echipa de inspecție. Încercați să implicați cât mai puțini oameni în procesul de control și evitați să desemnați persoane emotive și lipsite de experiență în relația cu autoritățile.

Ideal ar fi ca legătura să o țină o singură persoană, astfel încât să minimizați riscul de fi transmise informații nesolicitate, care pot ridica “mingea la fileu” echipei de control.

Atenție când și cum lucrați cu propriii consultanți

Pe durata inspecției fiscale, orice societate are dreptul de a beneficia de asistență asigurată de specialiști în domeniul fiscal și/sau juridic. Aceștia pot fi folosiți în “linia întâi” sau în “spatele frontului”, în funcție de decizia fiecărei companii, ținând cont și de situația de fapt a fiecărui caz în parte.

Pentru a nu crea situații delicate, implicarea unui consultant/jurist în procesul de control trebuie făcută cu prudență, în așa fel încât să nu genereze reacții neplăcute sau adversitate din partea inspectorilor.

Recomandarea noastră este să apelați la serviciile consultanților pentru rezolvarea punctuală a problemelor identificate de echipa de control, legătura cu echipa de control să fie facută de persoana desemnată de companie, iar consultantul/juristul să intervină direct doar în situația în care se consideră că este absolut necesar.

Din practică, am constatat că și utilizarea specialistului încă de la început ca interfață între companie și echipa de control duce, de asemenea, la rezultate bune pentru companie.

Oferiți echipei de control un spațiu dedicat

Pentru desfășurarea controlului, asigurați inspectorilor fiscali un spațiu adecvat, unde aceștia urmează să parcurgă procesul de verificare, consemnând în Registrul unic de control acest lucru. În cazul in care nu vor să consemneze acest aspect, este necesar să le cereți să o facă, inspectorii realizând astfel că vă cunoașteți drepturile.

Din momentul înscrierii în Registrul unic de control, inspecția fiscală poate începe, iar durata sa va fi stabilită în funcție de deciziile echipei de control, dar nu poate fi mai mare de:

180 zile (contribuabili mari, contribuabili cu sedii secundare),
90 zile (contribuabili mijlocii),
45 zile (restul contribuabililor).

Aceste perioade se pot prelungi, însă numai în baza unui document avizat de conducătorul autorității fiscale, dacă controlul este suspendat din motive întemeiate (de exemplu, în cazul unor verificări încrucișate).

Nu uitați că orice taxă poate fi verificată o singură dată pe fiecare perioadă fiscală

Este foarte important de reținut că inspecția fiscală se efectuează o singură dată pentru fiecare tip de creanță fiscală și pentru fiecare perioadă supusă impozitării, în cadrul termenului de prescripție a dreptului de stabilire a obligațiilor fiscale.

În cazul reverificării, în situația în care inspectorii includ în verificarea lor o perioadă care a mai fost deja controlată, reverificarea se poate avea loc doar în baza deciziei conducătorului autorității fiscale și numai în anumite condiții – dacă există date suplimentare care erau necunoscute organului de inspecție fiscală la data precedentei verificări, spre exemplu.

Dați doar informațiile care vi se cer

Pe parcursul verificării, aveți obligația legală de a colabora cu echipa de inspecție fiscală, punându-le la dispoziție documentele și informațiile solicitate. Atenție, însă, întotdeauna este bine să răspundeți doar la întrebările adresate, scurt și la obiect, iar în situația în care nu se cunosc toate informațiile, să solicitați timp pentru gândire.

În privința documentelor, este preferabil să transmiteți doar documentele solicitate, chiar dacă ele se află arhivate într-un dosar cu alte documente, evitând astfel ca inspectorilor să le mai vină și alte “idei” răsfoind și documente pe care nu le-au solicitat, dar la care le-ați dat singuri acces.

Consultați un specialist înainte de a răspunde în scris la întrebările echipei de control

În cadrul activității de inspecție fiscală a societăților, principalele obiective avute în vedere sunt prevăzute în Ordinul MFP nr. 3710/2015 privind modelul și continutul Raportului de inspecție fiscală.

Pentru anumite probleme sesizate este posibil să se solicite clarificări/explicații scrise, caz în care veți primi întrebări punctuale (denumite Note explicative) din partea inspectorilor, la care va trebui să răspundeți într-un interval de timp agreat cu echipa de control.

Pentru a evita ca, prin răspunsurile oferite să dați naștere la interpretări nedorite, este binevenită, și în acest caz, asistența specialistului, înaintea transmiterii răspunsului către inspectori.

Puteți face corecții financiare în timpul controlului

Un lucru foarte important de reținut este că, pe parcusul desfășurării controlului, societatea trebuie să fie informată de către echipa de inspecție despre eventualele probleme identificate, aceasta fiind o obligație impusă de legislație inspectorilor astfel încât societatea să poată face corecțiile necesare chiar în timpul controlului.

Atenție la ce includ inspectorii în raportul de inspecție fiscală

Totodată, în timpul desfășurării inspecției fiscale, contribuabilii își pot folosi puterea de convingere, în situația în care inspectorii vor să introducă în raportul de inspecție aspecte pentru care prevederile legale nu sunt tocmai clare sau sunt interpretative, atât pentru societate, cât și pentru echipa de control.

În această situație, preferabil este să discutați cu inspectorii fiscali despre aceste aspecte, astfel încât ele să fie clarificate și să nu fie introduse în raportul final, fără a fi lămurite în prealabil.

Dacă este nevoie, puteți merge până la a solicita în scris o întrevedere cu șeful serviciului din care fac parte membrii echipei de control pentru lămurirea aspectelor legale în discuție. Procedând astfel, puteți evita dezbateri multiple pe marginea subiectelor neclare, care se pot prelungi pe perioade mari de timp.

Mai mult, acest pas este foarte important și în contextul în care, în cazul anumitor aspecte consemnate în raportul de inspecție va fi destul de dificil ca inspectorii să mai modifice forma finală a acestuia, ei având deja o părere formată pe aspectele respective, pe care cu greu și-o mai pot schimba.

Analizați cu atenție proiectul raportului de inspecție fiscală și cereți modificări când acestea se impun

Inspectorii au obligația să vă transmită un proiect al raportului de inspecție fiscală. În cazul în care, în urma citirii cu atenție a documentului, constatați că au fost consemnate aspecte cu care nu sunteți de acord (în ceea ce priveste tratamentul fiscal și nu numai), aveți posibilitatea să vă susțineți punctul de vedere la discuția finală care are loc cu echipa de control (întâlnire despre care trebuie să fiți înștiințați în scris).

Totuși, în cazul în care nu ajungeți la un consens cu echipa de control, aveți dreptul să consemnați în scris punctul vostru de vedere, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data încheierii inspecției fiscale (respectiv, 7 zile, în cazul contribuabililor mari), punct de vedere care trebuie anexat raportului final de inspecție fiscală.

Post-control: ce e de făcut când nu sunteți de acord cu constatările din raport

Dacă și în forma finală a raportului de inspecție, care va fi transmis (împreună cu Decizia de impunere privind obligațiile fiscale suplimentare stabilite de inspecția fiscală), se constată că echipa de control își menține punctul de vedere (verificați dacă a fost inserat în raport și punctul vostru de vedere, transmis în scris), atunci puteți alege calea administrativă de atac, respectiv contestația. Acest document se depune la organul fiscal emitent al actului administrativ fiscal contestat în termen de 45 de zile lucrătoare de la data comunicării actului administrativ fiscal (decizia de impunere).

De reținut că, în cazul în care au fost stabilite obligații de plată suplimentare, și acestea nu sunt achitate, contestația nu vă scutește societatea de achitarea respectivelor obligații.

Totuși, printr-o acțiune în instanță, puteți solicita suspendarea actului administrativ (decizia de impunere) pentru o anumită perioadă și astfel să amânați și plata obligațiilor stabilite suplimentar până la pronunțarea instanței.

Și rezultatul constestației poate fi atacat

În situatia în care contestația pe care ați fomrulat-o este respinsă (total sau parțial), se pot folosi căile de atac în instanță, caz în care, deși procesul este de durată, există șansa ca decizia să fie favorabilă societății.

Există și varianta ca, prin decizia emisă în urma contestației, să se dispună reverificarea activității societății (caz în care refacerea inspectiei fiscale se realizează de către o altă echipă de inspecție fiscale) și se reia tot procesul descris până acum.

Cea mai fericită situatie este când se admite în totalitate contestația, însa acestea sunt cazuri mai rar întâlnite.

În final, în speranța că vor fi de folos cele expuse mai sus… vă dorim să nu ajungeți la contestație.